Księgowość uproszczona to opcja dla takich podmiotów jak:
- osoby fizyczne,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
pod warunkiem, że przychody wskazanych podmiotów ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie wyniosły więcej niż 2.000 000 euro. Jest to równoznaczne z możliwością prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Natomiast przekroczenie tej kwoty wymaga na podmiotach prowadzenie pełnej księgowości.
Kwota graniczna dla księgowości uproszczonej jest przeliczana według śrdeniego kursu NBP ogłaszanego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Tego typu tzw. mała księgowość wymaga prowadzenia:
- księgi przychodów i rozchodów(w sytuacji opodatkowaniu wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym) albo
- ewidencji przychodów(gdy następuje opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).
Jednakże należy jeszcze wziąć pod uwagę rodzaj działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę, gdyż wpływa ona konieczność prowadzenia jeszcze takich ewidencji jak:
- ewidencja środków trwałych,
- ewidencja wyposażenia,
- ewidencja przebiegu pojazdu (dla celów PIT lub VAT),
- rejestry VAT.
Należy także pamiętać, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zakupu i sprzedaży VAT. Przepisy nie wskazują dokładnie w jakiej formie ma być ten rejestr prowadzony, a jedynie, że ma zawierać takie dane jak:
- dane kontrahentów i
- dane liczbowe dotyczące podatku VAT(np. podstawę opodatkowania).
Dopiero na podstawie tych rejestrów VAT przedsiębiorca wypełnia deklaracje rozliczeniowe – VAT-7 (rozliczenie miesięczne) czy VAT-7K (rozliczenie kwartalne). Deklaracje powinny zostać wypełnione i złożone do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów (KPiR) jest zobowiązany do zapłacenia podatku od osiągniętych dochodów(dochód jako przychód pomniejszony o koszty). Podatki mogą być płacone liniowo(stała stawka 19%) lub zgodnie z ogólnymi zasadami(18 lub 32%).
Księga przychodów i rozchodów (KPiR) musi zostać założona w dniu, gdy rozpoczęto działalność gospodarczą lub w dniu 1 stycznia danego roku podatkowego. Od 1 stycznia 2018 roku wszystkie ewidencje muszą być prowadzone w formie elektronicznej. Nie będzie już możliwości prowadzenia KPiR i innych ewidencji w formie papierowej.
Dokładny wygląd KPiR został określony przez rozporządzenie ministra finansów. Zgodnie z tym aktem prawny powinna zawierać 16 kolumn, a po zakończeniu każdego miesiąca powinny one zostać podsumowane.
Można stwierdzić, że księgowość uproszczona to zbiór zasad dotyczących procedury gromadzenia danych finansowych. Pozwala ona niewielkim podmiotom gospodarczym w prosty sposób obliczyć swoje zobowiązania podatkowe. Ma to na celu ograniczenie kosztów przedsiębiorcom nie generującym dużych przychodów.